《中国社会科学报》2013年6月7日第460期 作者：本报记者 唐红丽
【核心提示】电子档案是否会完全取代纸质档案？电子档案是否能够克服自身在真实性、可靠性方面的弊端？记者就此话题采访了相关学者。
6月9日是第九个“国际档案日”，全国各地档案管理部门为此开展了各式各样的档案宣传活动。随着数字时代的到来，纸质档案的命运和电子档案的发展趋势日益成为学界关注的话题。
部分学者认为，随着社会各界对电子文件和电子档案的认识逐步深入，电子档案完全取代纸质档案的情形并非只是设想；反对者则认为，电子档案虽然速度快、效率高，但由于其在真实性、可靠性方面存在风险，纸质档案始终处于无可替代的重要地位。
电子档案是否会完全取代纸质档案？电子档案是否能够克服自身在真实性、可靠性方面的弊端？记者就此话题采访了相关学者。
电子档案时代已来临
作为天津市档案馆电子处信息部的一名工作人员，王颖的日常工作就是将接收到的档案登记造册、归档管理。与十几年前的档案接收工作不同，如今她在接收进馆档案时，不仅要求有一份纸质档案，同时还要求有一份相对应的电子档案。这就是我国目前档案管理工作中的“双轨制”。
“双轨制”的产生，是基于电子计算机及网络技术在社会各个领域的广泛应用。1995年，国家档案局档案科学技术研究所提出开展电子档案归档与电子档案管理方面的研究，并得到国家档案局批准。1996年，国家档案局成立专门领导小组，进行电子档案归档与电子档案管理方面的研究。2000年12月10日召开的全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》，明确指出要研究制定电子文件归档和电子档案管理的制度与办法，试点接收电子档案进馆，并强调了电子档案发展趋势的不可逆转。
经过十多年的探索发展，我国目前的电子档案管理工作已摸索出一套自己的经验。2012年，《电子档案移交与接收办法》印发实施，标志着我国电子档案的移交和接收工作有了参照规范。
国家档案局局长杨冬权曾在2012年全国档案局长馆长会议上提出，在全国档案事业发展“十二五”规划的基础上，到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化的数量要比2010年翻两番。
浙江省档案馆信息科技处处长吴新宇说，之所以做出这样的要求，一是为了适应时代的需要，在计算机时代，人们获取信息的习惯也在发生改变，纸质档案的传播肯定不如电子档案方便、快捷；二是从档案安全角度考虑，很多纸质档案因为灾害而毁坏乃至毁灭，电子档案至少可以通过技术方式对内容进行恢复。
电子档案存隐患
与我国传统的“甲骨档案”、“金文档案”、“石刻档案”、“简牍档案”、“简帛档案”及“纸质档案”等相比，电子档案无论是传输方式还是存储方式，都极为不同。电子档案是通过计算机识别、处理，存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并能以代码序列的方式在网络上传递的档案形态。正是由于这些因素，电子档案在真实性、稳定性、可靠性方面存在 “先天不足”，饱受诟病。
“电子档案信息极易在保存过程中或者获取过程中被篡改，且很难找到篡改痕迹。”吴新宇说，“这种篡改造成的危害很多，比如一些制假证者对相关档案数据库系统篡改后就能使假证件变成真证件。”
中国人民大学信息资源管理学院教授张辑哲甚至认为，电子档案存在的可靠性差的问题，是技术与制度规范都改变不了的根本性问题。
“因为随着技术的进步，破坏档案真实性的技术手段和保护档案真实性的技术手段都在提高。”吴新宇说。
在电子档案真实性这一难题上，王颖面对的问题更为具体。“比如，在计算机系统中可以做到手写签名，但是真正形成纸质档案后，这样的签名到底有没有凭证作用？司法部门其实并不完全认可电子档案的凭证作用。”王颖说。
由于电子计算机和网络技术的日新月异，旧的存储介质中的档案内容是否能在未来新的终端设备上被完整无误地读出？为了适应新的终端设备，是否有必要时常更新复制旧的电子档案？面临自然灾害时，电子档案是否真的拥有可被完整复原的优势？这些都是公众和学界比较关心而又较为担心的问题。
正是由于上述隐患，多位学者在接受记者采访时表示，电子档案不大可能完全取代纸质档案。电子档案与纸质档案共同保管的“双轨制”模式，本身就体现着档案管理部门对电子档案潜在风险的担忧。
长期从事电子档案研究的吉林大学管理学院教授王萍虽然也认为电子档案存在对技术的依赖性、载体的不稳定性和面临多重安全风险等不足，但她同时认为，档案学界及业界的努力有可能化解这些问题。
“近年来，国内外大批学者已经投入到电子档案的真实性等问题的研究中，并取得了一定的成果，元数据、数字档案馆、自动鉴定、长期保存、跟踪审计等主题成为档案学界新的增长点。同时，许多国家已经针对电子档案的标准规范进行研究，并初步建成电子档案标准体系，随着时间的推移和实践的发展，该体系也在不断完善，进一步指导着电子档案的生成、使用和维护等环节，从而更好地展现电子档案的优势，克服其缺点。”王萍说。
王萍相信，随着学界对电子文件和电子档案的逐步认识和深入研究，其优势将进一步被发掘和利用，目前所面临的威胁和挑战将逐渐淡化。但是考虑到这个过程中可能存在的程序、法律、安全等诸多复杂问题，显然还有很长的路要走。
辩证对待国外电子档案技术与理念
国外电子档案的实践和研究，对我国电子档案的发展有哪些借鉴和启示？
王萍认为，由于技术方面的巨大优势，国外对电子档案的实践和研究起步较早，也较为成熟。在管理理念上，国外强调对电子档案的前端控制和全过程管理，这种从文件系统设计环节入手，对文件进行全面控制的思想体现出一定的先进性，为我国的档案管理理论发展提供了借鉴。
但她同时谈到，在管理模式上，国外采用分散式管理，该模式虽能缓解电子档案在资金和技术方面所面临的困境，但从长远的角度来看具有较大的隐患，不适合我国的基本国情。在技术手段上，为确保电子档案的真实性与完整性，国际档案学界提出了诸如数字签名、数据安全系统、加密技术；为确保电子档案的可检索与可获取性，国际档案学界在电子档案元数据方面取得了显著成就。因此，在对电子档案进行理论研究和实践探索时，我们要辩证地看待国外的经验，立足本国实际需求，批判地吸收和借鉴国外先进的技术和理念，同时客观分析其在实践中反映出的问题和不足。
责任编辑：陆畅